Dokumen yang lengkap dan konsisten membantu proses pengiriman internasional berjalan lebih tertata. Kesalahan pada nama pihak, deskripsi barang, jumlah, berat, atau informasi rute dapat memicu klarifikasi dan menghambat proses. Persyaratan aktual berbeda menurut komoditas, negara, moda, dan ketentuan yang berlaku.
Commercial Invoice
Commercial invoice memuat informasi transaksi, pihak yang terlibat, uraian barang, kuantitas, nilai, mata uang, dan ketentuan penjualan yang relevan. Pastikan deskripsi tidak terlalu umum dan selaras dengan dokumen lain.
Packing List
Packing list merinci jumlah koli, jenis kemasan, isi, berat, dan dimensi. Data ini membantu pemeriksaan fisik, perencanaan ruang, dan penanganan barang. Pastikan angka di packing list sesuai dengan kondisi barang yang benar-benar dikirim.
Dokumen Transportasi
Pengiriman udara umumnya menggunakan Air Waybill (AWB), sedangkan pengiriman laut menggunakan Bill of Lading (B/L) atau dokumen transportasi yang sesuai. Dokumen yang digunakan bergantung pada layanan dan ketentuan operator. Periksa nama shipper, consignee, asal, tujuan, serta deskripsi barang sebelum finalisasi.
Dokumen Tambahan Sesuai Komoditas
Beberapa barang mungkin memerlukan certificate of origin, sertifikat kesehatan atau karantina, izin teknis, deklarasi, atau dokumen khusus lain. Tidak semua dokumen berlaku untuk semua barang. Verifikasi kebutuhan berdasarkan klasifikasi barang, negara tujuan, dan aturan yang berlaku pada saat pengiriman.
Checklist Konsistensi Dokumen
- Nama dan alamat shipper serta consignee sama di seluruh dokumen.
- Deskripsi, jumlah, berat, dan nilai barang konsisten.
- Negara asal dan tujuan ditulis dengan benar.
- HS code dan izin terkait telah diperiksa bila relevan.
- Dokumen transportasi diperiksa sebelum diterbitkan atau disetujui.
- Versi final disimpan dan dibagikan kepada pihak yang membutuhkan.
Kesalahan yang Sering Terjadi
Kesalahan umum meliputi deskripsi yang tidak spesifik, perbedaan jumlah koli, nilai yang tidak konsisten, dokumen terlambat, atau penggunaan persyaratan lama. Buat checklist internal dan tentukan PIC yang bertanggung jawab untuk memeriksa setiap dokumen.
Kesimpulan
Persiapan dokumen dimulai dengan data barang yang akurat dan komunikasi antar pihak. Gunakan daftar di atas sebagai titik awal, kemudian konfirmasi persyaratan spesifik melalui otoritas terkait, mitra kepabeanan, dan penyedia layanan sesuai jenis pengiriman.