Bagi perusahaan B2B, pengiriman bukan aktivitas yang berdiri sendiri. Keterlambatan atau informasi yang tidak jelas dapat memengaruhi produksi, persediaan, distribusi, dan hubungan dengan pelanggan. Karena itu, memilih freight forwarder sebaiknya dilakukan melalui evaluasi kebutuhan dan proses kerja, bukan hanya membandingkan tarif.
1. Sesuaikan Layanan dengan Kebutuhan
Petakan jenis barang, volume, frekuensi, rute, target transit, dan layanan tambahan yang dibutuhkan. Pastikan calon mitra dapat membantu mengoordinasikan moda yang sesuai, seperti air freight, sea freight, atau land freight, berdasarkan detail pengiriman.
2. Periksa Transparansi Biaya
Minta quotation tertulis yang menjelaskan cakupan layanan, komponen yang termasuk, biaya yang belum termasuk, masa berlaku, asumsi, serta kemungkinan biaya tambahan. Penawaran dengan angka paling rendah belum tentu memberikan total biaya terbaik jika banyak komponen belum tercakup.
3. Evaluasi Komunikasi dan Visibilitas
Tanyakan siapa kontak operasional, bagaimana status pengiriman diperbarui, kapan eskalasi dilakukan, dan informasi apa yang diberikan saat terjadi perubahan. Respons cepat penting, tetapi proses komunikasi yang konsisten dan jelas juga diperlukan.
4. Pastikan Pemahaman Dokumen
Setiap rute dan komoditas dapat memiliki kebutuhan dokumen berbeda. Pilih mitra yang mampu menjelaskan dokumen operasional yang dibutuhkan dan berkoordinasi dengan pihak terkait. Untuk penetapan kepatuhan atau interpretasi regulasi, mintalah konfirmasi dari pihak berwenang atau ahli yang kompeten.
5. Nilai Performa Secara Terukur
Gunakan indikator seperti ketepatan waktu, akurasi dokumen, kecepatan respons, jumlah kendala, penyelesaian masalah, dan kesesuaian invoice dengan penawaran. Evaluasi rutin membantu perusahaan mengetahui apakah mitra masih sesuai dengan kebutuhan bisnis.
Pertanyaan untuk Calon Freight Forwarder
- Moda dan rute apa yang sesuai untuk jenis barang kami?
- Komponen apa yang sudah termasuk dalam penawaran?
- Bagaimana status shipment dikomunikasikan?
- Dokumen apa yang perlu disiapkan sebelum booking?
- Bagaimana proses penanganan keterlambatan atau perubahan jadwal?
- Siapa PIC untuk koordinasi operasional dan eskalasi?
Kesimpulan
Freight forwarder yang baik perlu cocok dengan kebutuhan, transparan dalam penawaran, dan memiliki alur komunikasi yang jelas. Susun kriteria sejak awal, mulai dengan data kiriman yang akurat, lalu evaluasi performa setelah beberapa shipment agar kerja sama dapat terus diperbaiki.